Varför investera i ett affärssystem?

Download as PDF

Publicerat 13 Mars, 2020

Funderar du på att investera i ett affärssystem men är osäker på vad det egentligen innebär för din verksamhet? Du kanske till och med har fått en offert presenterad för dig men har svårt att motivera investeringen? I denna artikel reder vi ut de frågetecken som du kan tänkas ha och lyfter de främsta vinningarna din verksamhet når genom att investera i ett modernt affärssystem.

Vad är egentligen ett affärssystem?

Innan vi börjar att diskutera varför man ska investera i ett affärssystem är det minst lika relevant att även lyfta det mest essentiella. Vad är egentligen ett affärssystem? Affärssystem, eller ERP (Enterprise Resource Planning) som det ofta benämns i internationella sammanhang, syftar till att stödja ett företags förädlingskedja, med tillhörande ekonomi och administration. Det kan handla om råvaruinköp, till vilket det även följer inköpsorder och leverantörsfaktura, men även hela försäljningsflödet kring offert- och orderhantering samt fakturering. Därtill integreras ofta affärssystemet med flertalet andra specialiserade system, exempelvis produktions- eller lagerhanteringssystem samtidigt som allt kopplas till en databas där all data från affärssystemet och de integrerade systemen lagras.

Affärssystemets huvudfunktion

Det intressanta med ett affärssystem är hur mycket mer ditt företag kan uppnå. Istället för att hantera kalkyler, inköp och försäljning i otaliga Excelark eller Worddokument kan alla sådana funktioner konsolideras till ett system där arbetet hanteras enhetligt. Om verksamheten växer med ett par personer samt en mängd leverantörs- och kundkontakter blir det snabbt utmanande att hålla ihop strukturen för själva arbetet, även kring dokumentation och uppföljning. Det är därför viktigt att företaget redan i ett tidigt skede av sin utvärdering väljer ett affärssystem som kan fungera i många år, oavsett företagets behov. Med ett välfungerande affärssystem blir det möjligt att skala upp verksamheten, eller rentav införliva flera bolag och bilda en koncern, med bibehållen hög produktivitet och lönsamhet.

Hur ska man tänka när man väljer affärssystem?

Det finns en mängd olika affärssystem på marknaden och vart och ett av dessa har ofta spetsegenskaper. När man står inför att välja affärssystem är det därför viktigt göra urvalsprocessen noggrant och analysera vilka egenskaper som affärssystemet måste uppfylla gentemot verksamheten. Är exempelvis inflödet av leverantörsfakturor högt, såväl avseende direkta som indirekta inköp, kan en integration mot ett fakturahanteringssystem vara av stor vikt.

Samtidigt är prestanda, dvs svarstider systemet kan prestera, samt generell användarvänlighet också av stor betydelse. Ett långsamt affärssystem med sämre användarvänlighet kan orsaka mycket frustration och även medföra onödiga kostnader. Dessutom ska inte betydelsen av säkerhet och behörighetsstyrning förringas. I lite större företag är det sällan önskvärt att samtliga medarbetare har tillgång all information exempelvis kring ekonomin. I dessa fall är det viktigt att affärssystemet har stöd för rollstyrning, vilket alltså innebär fördelning av olika behörigheter.

Molnbaserade eller traditionella affärssystem?

På senare år har det också blivit allt vanligare med molnbaserade affärssystem istället för lokalt installerade klienter. Med detta menas att affärssystemet finns tillgängligt i en vanlig webbläsare och därmed är det möjligt att använda både i datorn och mobilen oavsett tid och plats. Dessutom uppdateras affärssystemet ständigt till den senaste versionen, likt en vanlig app i mobilen. Det är ingen tvekan om att molnbaserade affärssystem är framtiden men det kan också finnas fördelar med att ha mer traditionella lösningar med lokalt installerade klienter. Det senare är oftast aktuellt för större företag som har ett helt ekosystem med IT-lösningar att hålla reda på och där uppdateringar inte kan släppas på med automatik utan måste valideras ordentligt innan den senaste versionen tas i bruk.

Det mest fulländade affärssystemet

NAVET Affärssystem har valt att leverera affärssystemet Microsoft 365 Business Central, som tidigare gick under benämningen Microsoft Dynamics NAV. I relation till de aspekter som har tagits upp ovan är Navet Affärssystems bedömning att Microsoft 365 Business Central är det mest fulländade affärssystemet. Det är robust för att ge stöd till hela förädlingskedjan med tillhörande väsentliga integrationer, exempelvis genom det sömlösa fakturahanteringssystemet Continia Document Capture. Därtill är fördelningen av verksamheter som kan nyttja affärssystemet väldigt stor. Allt ifrån små företag med ett tiotal anställda upp till större koncerner med fyrsiffrigt antal anställda kan arbeta strukturerat och effektivt. Samtidigt är både prestandan, användarvänligheten och möjligheten till att rollstyra väldigt hög. Även om antalet möjligheter och funktioner går mot oändligheten går det ändå att personlighetsanpassa väldigt mycket så att det är enkelt att använda i ett tydligt gränssnitt. Slutligen går Microsoft 365 Business Central att driva både molnbaserat och som lokalt installerad version vilket också bidrar till att öka flexibiliteten efter vilken typ av verksamhet eller koncern som nyttjar affärssystemet.

NAVET Affärssystem lyssnar gärna på dina frågeställningar kring Microsoft 365 Business Central och tillhörande implementation.

 

Filmen om Bättre affärer

Filmen om Bättre affärer

Varje dag föds idéer. Idéer som skapar ett samhälle i förändring, företag, organisationer och helt nya verksamheter. Vi arbetar varje dag att du ska ta rätt beslut för bättre affärer. Följ med oss och några av våra kunder i vardagen och se exempel på fantastiska idéer som idag är verklighet.

» Se filmen här
Sydsverige Live

Sydsverige Live! - 2019

Sydsverige Live är en omfattande analys av tillväxten och dess villkor i Sydsverige. Rapporten bygger både på officiell statistik och över 150 intervjuer med företagsledare. Bakom rapporten står Navet, Sydsvenska Handelskammaren och Länsförsäkringsbolagen i södra Sverige.

» Läs rapporten här
Bättre affärer-dagen

ÅTERBLICK från Bättre affärer-dagen 2019

Bättre affärer-dagen Se filmen från femårsjubileet av Bättre affärer-dagen 2019 på Malmö Live! På scen såg vi bl.a. Johan Wester, Caroline Berg, Hélène Barnekow, Jacob Lovén, Tom Xiong, Paula Björnstjerna och Soraya Axelsson. I år är det dags igen den 5 november!
» Se filmen här

NAVET Corporate finance

Vi hjälper företag genom hela transaktionskedjan, från analys, värdering och due diligence till rådgivning och problemlösning i samband med företagsöverlåtelser, omstruktureringar och kapitalanskaffningar.

» Läs mer om NAVET Corporate finance

NAVET Ekonomistyrning

Navet tar ett helhetsansvar i ekonomistyrningsuppdrag från redovisning, analys och rapportering fram till framtagande av års- och koncernredovisningar. Genom våra auktoriserade konsulter erbjuder vi även controller- och ekonomichefstjänster för att säkra och utveckla kundens rutiner och affärsverksamhet.

» Läs mer om NAVET Ekonomistyrning

NAVET Affärssystem

Grundläggande framgångsfaktorer i ett företag är kvalitén på de metoder, system och rutiner som styr verksamheten. Detta gäller inte minst när företag står inför en förändring. Navets verksamhetskonsulter har många års erfarenhet av affärssystem och business intelligence.

» Läs mer om NAVET Affärssystem
Bättre affärer-dagen

NAVET Analytics

Med världsledande teknik och metodik inom AI & Digital etnografi tillhandahåller vi analys, bevakning, rådgivning och skräddarsydda undersökningar. Genom omfattande faktainsamling skapas en klar bild av de faktorer som påverkar din marknad. Vi hjälper våra kunder att fatta rätt beslut för bättre affärer.

» Läs mer om NAVET Analytics