Hemligheten bakom en lyckad budgetprocess

Download as PDF

Publicerat 11 April, 2019

Du vet sedan länge att en budget är företagets verksamhet uttryckt i siffror. En ekonomisk plan helt enkelt. Rätt använt kan en budget användas som ett effektivt verktyg för beslut och för att se hur företagets affärsresultat stämmer överens med det planerade och förväntade resultatet. Hemligheten är dock att inte fastna i fällan där man lägger för mycket resurser på en budget utan att ifrågasätta varför och hur den ska användas.

Hur når man då en lyckad budgetprocess?

Det allra viktigaste är att budgeten används för att stödja företagets visioner, strategier och mål. Är det omsättning, resultat, balans, likviditet, procent eller kronor som är viktigast? Budgeten kan ses som en del av en plan, dvs ett önskat läge där man ska befinna sig vid ett senare tillfälle. Går det sämre än man tänkt sig måste åtgärder sättas in för att företaget ska komma på rätt väg igen. Om företaget går bättre än beräknat gäller det att förstå varför och därefter kanske förstärka den positiva trenden. Här presenterar vi budgetens tre viktigaste beståndsdelar, tre s.k. huvudbudgetar.

Resultatbudget – företagets långsiktiga överlevnad
Resultatbudget är en plan över framtida intäkter och kostnader och därmed verksamhetens resultat. Resultatbudgeten består i sin tur av delbudgetar som anpassas efter företagets verksamhet, exempelvis försäljningsbudget, marknadsbudget, personalbudget, omkostnadsbudget mm. Det är viktigt att tidigt i processen fastställa hur stora belopp som är väsentliga och automatisera så mycket som möjligt. Lägg inte resurser på att budgetera något som är relativt oväsentligt i helheten.

Likviditetsbudget – företagets kortsiktiga betalningsförmåga
Betydelsen av ett positivt kassaflöde kan aldrig nog poängteras. Till skillnad från resultatbudgeten är likviditetsbudget en plan som visar hur pengar ska anskaffas och användas. Med andra ord behandlar likviditetsbudgeten företagets kortsiktiga betalningsförmåga. Det är viktigt att likviditetsbudgeten tar höjd för oväntade utbetalningar.

Budgeterad balansräkning företagets förväntade lönsamhet
Denna budget kan sägas vara en sammanfattning av resultat- och likviditetsbudgetarna. Den har sin utgångspunkt i den ingående balansräkningen och visar även företagets förväntade lönsamhet. Den visar inte en plan för en period, utan en ställning för en specifik tidpunkt.

En reviderad budget är en budget som ändras hela tiden och är därmed aktuell och levande. En sådan budget revideras vanligen varje kvartal eller när större händelser inträffar, exempelvis om konkurrensen på marknaden ändras. Vid en reviderad budget behålls ofta den fasta budgeten för att kunna användas som jämförelse.

Så inleder du budgetprocessen

För ett företag som redan är etablerat på marknaden finns det oftast fakta och kunskap att använda sig av. Denna information används tillsammans med de planer och idéer som företaget har inför framtiden. Budgetprocessen bör alltid starta med så mycket relevant information som möjligt. Information om potentiella kunder, konkurrenter, leverantörer och distributörer, konkurrerande produkter eller tjänster, substitut, generell marknadsinformation osv. Analysera informationen, klä den i siffror och göra olika kalkyler.

Det utmanande med ett budgetarbete är inte att ställa samman siffrorna i en budget, det handlar bara om plus och minus. Svårigheten ligger istället i att beräkna och uppskatta själva intäkts- eller kostnadsposterna.

Intäktsposterna brukar vara få till antalet men är ofta svårast att budgetera. Det är inte lätt att veta hur kunder kommer att reagera på företagets marknadsarbete. Kostnadsposterna brukar bli betydligt fler men är oftast lättare att budgetera. En hyreskostnad går att få fram ganska exakt precis som investeringar i kontorsutrustning och liknande. Kostnader som är direkt kopplade till den tänkta försäljningsvolymen följer utvecklingen av försäljningen. Faran ligger exempelvis i att köpa på sig ett stort lager som inte går att sälja.

När företaget sammanställer budgeten bör alla siffror förstås valideras och analyseras i en helhet. Vid denna process bör denna typ av frågor ställas:

  • Har det gjorts en realistisk bedömning av försäljningen? Är den för optimistisk kanske företaget drar på sig onödiga kostnader, är den för pessimistisk kanske bra saker aldrig blir gjorda.
  • Hänger alla poster ihop och är de rimliga i förhållande till varandra? Är försäljningen därmed rimlig utifrån personalkostnad och är kostnaden för sålda varor rimlig utifrån försäljningen.
  • Finns det kostnader som går att reducera? Är där exempelvis poster som företaget kan arbeta aktivt med under kommande period.

Alternativa planer – omvärlden påverkar

Budgeten är en ekonomisk plan i siffror sammanställd utifrån fakta som fanns att tillgå just då budgetprocessen genomfördes. Även om företaget har bra kontroll över sin egen organisation och kanske även över kunder och konkurrenter, finns det alltid händelser i omvärlden som påverkar mer eller mindre. En beredskap måste finnas om tecken tyder på förändringar i framtiden som berör företaget. Beredskapen innebär att alternativa kalkyler ska finnas färdiga. Konjunkturer går upp och ned liksom finansieringskostnaderna. Politiska beslut, såväl lokala som regionala, kan ändra förutsättningarna för ett helt företag.

Har du fortfarande frågetecken att räta ut gällande budgetarbetet? Tveka inte att höra av dig till Navet Ekonomistyrning.

Bättre affärer-dagen

ÅTERBLICK från Bättre affärer-dagen 2018

Bättre affärer-dagen Se filmen från Bättre affärer-dagen 2018 den 7 november på Malmö Live. Föreläste på scen gjorde bl.a. Anna Kinberg Batra, Anders Bouvin, Sarah Wittbom, Henrik Mitelman, Lewis Horne och Martin Güll. Klicka på bilden till vänster eller på länken nedan för att se filmen.
» Se filmen här
Corporate Finance

NAVET Corporate finance

Vi hjälper företag genom hela transaktionskedjan, från analys, värdering och due diligence till rådgivning och problemlösning i samband med företagsöverlåtelser, omstruktureringar och kapitalanskaffningar.

» Läs mer om NAVET Corporate finance
Ekonomistyrning

NAVET Ekonomistyrning

Navet tar ett helhetsansvar i ekonomistyrningsuppdrag från redovisning, analys och rapportering fram till framtagande av års- och koncernredovisningar. Genom våra auktoriserade konsulter erbjuder vi även controller- och ekonomichefstjänster för att säkra och utveckla kundens rutiner och affärsverksamhet.

» Läs mer om NAVET Ekonomistyrning

NAVET Affärssystem

Grundläggande framgångsfaktorer i ett företag är kvalitén på de metoder, system och rutiner som styr verksamheten. Detta gäller inte minst när företag står inför en förändring. Navets verksamhetskonsulter har många års erfarenhet av affärssystem och business intelligence.

» Läs mer om NAVET Affärssystem
Bättre affärer-dagen

NAVET Analytics

Med världsledande teknik och metodik inom AI & Digital etnografi tillhandahåller vi analys, bevakning, rådgivning och skräddarsydda undersökningar. Genom omfattande faktainsamling skapas en klar bild av de faktorer som påverkar din marknad. Vi hjälper våra kunder att fatta rätt beslut för bättre affärer.

» Läs mer om NAVET Analytics