Varför investera i ett affärssystem?

Publicerat 2020-03-13

Funderar du på att investera i ett affärssystem men är osäker på vad det egentligen innebär för din verksamhet? Du kanske till och med har fått en offert presenterad för dig men har svårt att motivera investeringen? I denna artikel reder vi ut de frågetecken som du kan tänkas ha och lyfter de främsta vinningarna din verksamhet når genom att investera i ett modernt affärssystem.

Vad är egentligen ett affärssystem?

Innan vi börjar att diskutera varför man ska investera i ett affärssystem är det minst lika relevant att även lyfta det mest essentiella. Vad är egentligen ett affärssystem? Affärssystem, eller ERP (Enterprise Resource Planning) som det ofta benämns i internationella sammanhang, syftar till att stödja ett företags förädlingskedja, med tillhörande ekonomi och administration. Det kan handla om råvaruinköp, till vilket det även följer inköpsorder och leverantörsfaktura, men även hela försäljningsflödet kring offert- och orderhantering samt fakturering. Därtill integreras ofta affärssystemet med flertalet andra specialiserade system, exempelvis produktions- eller lagerhanteringssystem samtidigt som allt kopplas till en databas där all data från affärssystemet och de integrerade systemen lagras.

Affärssystemets huvudfunktion

Det intressanta med ett affärssystem är hur mycket mer ditt företag kan uppnå. Istället för att hantera kalkyler, inköp och försäljning i otaliga Excelark eller Worddokument kan alla sådana funktioner konsolideras till ett system där arbetet hanteras enhetligt. Om verksamheten växer med ett par personer samt en mängd leverantörs- och kundkontakter blir det snabbt utmanande att hålla ihop strukturen för själva arbetet, även kring dokumentation och uppföljning. Det är därför viktigt att företaget redan i ett tidigt skede av sin utvärdering väljer ett affärssystem som kan fungera i många år, oavsett företagets behov. Med ett välfungerande affärssystem blir det möjligt att skala upp verksamheten, eller rentav införliva flera bolag och bilda en koncern, med bibehållen hög produktivitet och lönsamhet.

Hur ska man tänka när man väljer affärssystem?

Det finns en mängd olika affärssystem på marknaden och vart och ett av dessa har ofta spetsegenskaper. När man står inför att välja affärssystem är det därför viktigt göra urvalsprocessen noggrant och analysera vilka egenskaper som affärssystemet måste uppfylla gentemot verksamheten. Är exempelvis inflödet av leverantörsfakturor högt, såväl avseende direkta som indirekta inköp, kan en integration mot ett fakturahanteringssystem vara av stor vikt.

Samtidigt är prestanda, dvs svarstider systemet kan prestera, samt generell användarvänlighet också av stor betydelse. Ett långsamt affärssystem med sämre användarvänlighet kan orsaka mycket frustration och även medföra onödiga kostnader. Dessutom ska inte betydelsen av säkerhet och behörighetsstyrning förringas. I lite större företag är det sällan önskvärt att samtliga medarbetare har tillgång all information exempelvis kring ekonomin. I dessa fall är det viktigt att affärssystemet har stöd för rollstyrning, vilket alltså innebär fördelning av olika behörigheter.

Molnbaserade eller traditionella affärssystem?

På senare år har det också blivit allt vanligare med molnbaserade affärssystem istället för lokalt installerade klienter. Med detta menas att affärssystemet finns tillgängligt i en vanlig webbläsare och därmed är det möjligt att använda både i datorn och mobilen oavsett tid och plats. Dessutom uppdateras affärssystemet ständigt till den senaste versionen, likt en vanlig app i mobilen. Det är ingen tvekan om att molnbaserade affärssystem är framtiden men det kan också finnas fördelar med att ha mer traditionella lösningar med lokalt installerade klienter. Det senare är oftast aktuellt för större företag som har ett helt ekosystem med IT-lösningar att hålla reda på och där uppdateringar inte kan släppas på med automatik utan måste valideras ordentligt innan den senaste versionen tas i bruk.

Det mest fulländade affärssystemet

NAVET Affärssystem har valt att leverera affärssystemet Microsoft 365 Business Central, som tidigare gick under benämningen Microsoft Dynamics NAV. I relation till de aspekter som har tagits upp ovan är Navet Affärssystems bedömning att Microsoft 365 Business Central är det mest fulländade affärssystemet. Det är robust för att ge stöd till hela förädlingskedjan med tillhörande väsentliga integrationer, exempelvis genom det sömlösa fakturahanteringssystemet Continia Document Capture. Därtill är fördelningen av verksamheter som kan nyttja affärssystemet väldigt stor. Allt ifrån små företag med ett tiotal anställda upp till större koncerner med fyrsiffrigt antal anställda kan arbeta strukturerat och effektivt. Samtidigt är både prestandan, användarvänligheten och möjligheten till att rollstyra väldigt hög. Även om antalet möjligheter och funktioner går mot oändligheten går det ändå att personlighetsanpassa väldigt mycket så att det är enkelt att använda i ett tydligt gränssnitt. Slutligen går Microsoft 365 Business Central att driva både molnbaserat och som lokalt installerad version vilket också bidrar till att öka flexibiliteten efter vilken typ av verksamhet eller koncern som nyttjar affärssystemet.

NAVET Affärssystem lyssnar gärna på dina frågeställningar kring Microsoft 365 Business Central och tillhörande implementation.

 

en_GB
sv_SE en_GB
Scroll to Top