Lagstiftningen släpar efter den digitala utvecklingen!

Download as PDF

Publicerat 13 Juni, 2017

I hela samhället idag pratas det om digitalisering och alla vill ligga i framkant gällande detta. Men inom redovisning finns det idag en osäkerhet kring vad som gäller avseende arkivering av material med hänsyn till mervärdeskattelagstiftningen och Bokföringslagen. Frågan är när originalkvitton måste sparas och när det är tillräckligt att bara ha kvitton digitalt.

Enligt Bokföringslagen ska företaget bevara räkenskapsinformationen i den form den mottagits i företaget. Detta innebär att har informationen erhållits på papper ska det sparas på papper och har den erhållits elektroniskt ska det sparas elektroniskt. Även om företaget scannar in pappersfakturor, måste alltså pappersfakturan arkiveras, då denna är ursprungsdokumentet. Har fakturan kommit till företaget som e-faktura ska den sparas digitalt. Arkiveringstiden är enligt bokföringslagen sju år, men om företaget har överfört räkenskapsinformation från en form till en annan ska det ursprungliga materialet sparas i tre år. Det innebär att om företaget har fått en faktura på papper och scannat in den ska pappersfakturan sparas i tre år och därefter räcker det att spara den scannade kopian de kvarvarande åren. Detta gäller även om företaget anlitar en extern part för scanning. Ansvaret för arkivering kan företaget aldrig avtala bort. Därför är det viktigt att se över frågeställning kring detta när avtal tecknas med det externa företaget.

Ett problem som en del mindre företag har är att de får fakturorna elektroniskt, men vill skriva ut och spara dem på papper, utan att spara dem i den elektroniska formen de har tagit emot dem i. Det är lika fel som att scanna in en pappersfaktura för att sedan slänga den. Här gäller tre års arkivering för den elektroniska fakturan och sju år för pappersfakturan.

Hur lagringen av den elektroniska informationen ska organiseras är upp till varje företag att själv bestämma. Exempelvis kan informationen lagras i ekonomisystemet eller i olika mappar på en server. För att företaget ska uppfylla Bokföringslagens krav på överskådlighet, åtkomlighet och ordnat skick behöver därför ofta en arkivplan upprättas. Denna beskriver vad som arkiveras och hur och var det förvaras.

Bestämmelserna ovan omfattar naturligtvis inte bara fakturor utan även sådant som reseräkningar, kvitton med mera. Om reseräkningen och kvittona lämnas in till företaget i pappersform ska de sparas så, men lämnas de in digitalt är det digital lagring som gäller.

Vad händer om en anställd har ett utlägg för företagets räkning och tar en bild på kvittot med sin telefon för att sedan begära att få utlägget ersatt?

För att få avdrag för mervärdeskatten måste det vara säkerställt att den anställde anses företräda arbetsgivaren vid inköpstillfället. Om det anses rimligt anses även kvittot ha inkommit till arbetsgivaren vid inköpstillfället. Detta innebär att det inte är tillåtet att slänga originalkvittot efter att det fotograferats och den fotograferade kopian används i bokföringen. Just det kvitto som den anställde erhöll ska utgöra verifikation och därmed arkiveras. Lagstiftningen är sådan att Skatteverket kan kräva in underlaget i original men detta torde inte vara en prioriterad fråga hos Skatteverket utan man nöjer sig oftast med scannade verifikat. I grunden gäller dock att det alltid är viktigt för företaget att kunna ta fram originaldokumentet om det efterfrågas. Detta gäller såväl om den anställde betalar med företagskort som vid betalning med privata medel.

Ovanstående gäller också t ex om en anställd tar emot ett PDF-kvitto via e-post så är det denna elektroniska PDF-fil som är verifikationen. Det räcker alltså inte att den anställde skriver ut PDF-kvittot och lämnar in det till företaget.

För att kunna digitalisera fullt ut och använda den teknik som finns idag för att underlätta vårt arbetsliv inom ovanstående behöver Bokföringslagen ses över. I Norge kan du t ex idag representera på restaurang och direkt efter avslutad affärslunch fotografera kvitton med en app i din telefon. Mobilappen skickar sedan kvittot till ett system som skapar din reseräkning., vilket innebär att du slipper spara det fysiska kvittot. Som svensk måste du fortfarande idag stoppa ner kvittot i plånboken och ta med det till kontoret. En digitalisering inom området skulle spara mycket tid, i form av sortering och letande efter kvitton samt arkivering i alla led!

Corporate Finance

7 november 2018

Bättre affärer-dagen Läs mer om näringslivets mötesplats och programmen 2017, 2016 och 2015. Nu planerar vi för 2018! Reservera redan nu den 7 november 2018.
» Läs mer här
Corporate Finance

Navet Corporate finance

Vi hjälper företag genom hela transaktionskedjan, från analys, värdering och due diligence till rådgivning och problemlösning i samband med företagsöverlåtelser, omstruktureringar och kapitalanskaffningar.

» Läs mer om Navet Corporate finance
Ekonomistyrning

Navet Ekonomistyrning

Navet tar ett helhetsansvar i ekonomistyrningsuppdrag från redovisning, analys och rapportering fram till framtagande av års- och koncernredovisningar. Genom våra auktoriserade konsulter erbjuder vi även controller- och ekonomichefstjänster för att säkra och utveckla kundens rutiner och affärsverksamhet.

» Läs mer om Navet Ekonomistyrning

Navet Affärssystem

Grundläggande framgångsfaktorer i ett företag är kvalitén på de metoder, system och rutiner som styr verksamheten. Detta gäller inte minst när företag står inför en förändring. Navets verksamhetskonsulter har många års erfarenhet av affärssystem och business intelligence.

» Läs mer om Navet Affärssystem